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Réunion de bureau du CCEIR par SKYPE - une expérience pour limiter ses déplacements tout en étant "présent" dans une réunion (Accès: Lecture : Public)

le 1 Août 2011 par Lydie Roumeas   Commentaires (0)

outils

Contexte :

Le CCEIR (Club des créateurs et entrepreneurs de l'Isère Rhodanienne), est une association à destination des porteurs de projet de création d'entreprise et des créateurs. Les objectifs : informer régulièrement les membres autour de thématique qui les préoccupe, rompre l'isolement du chef d'entreprise, partager des expériences et des réseaux.

Je suis membre du bureau depuis plusieurs années.

Le bureau se réunit habituellement une fois par mois. Lors de l'élection du nouveau bureau fin mai 2011, il a été décidé 3 réunions de bureau en l'espace d'un mois, entre autre pour traiter rapidement les résultats d'une enquète qui venait d'être menait, mais aussi pour faciliter la mise en route du nouveau bureau.

Certains avaient déjà des engagements prévus et comme toujours lorsqu'il faut réunir une plusieur personnes, trouver une date qui convienne à tous s'est avéré impossible.

Lors de la réunion de bureau du 6 juillet 2011, ne pouvant pas être présente physiquement dans les horaires fixés, j'ai donc proposé d'assister à la réunion du bureau à distance.

Il est à noter que cela n'avait jamais été fait auparavant et que le travail à distance n'est pas dans les habitudes de la plupart des membres du bureau (bien que beaucoup utilise régulièrement skype pour leur communication).

Toute une aventure !

Préparation :

Nous avions le choix entre SKYPE ou www.libre-en-cam.fr.

Le choix s'est porté sur SKYPE pour 2 raisons :

- Une seule personne à distance, donc la visioconférence pouvait se faire par SKYPE.

- la plupart des membres du bureau avait déjà un identifiant SKYPE et l'avait déjà utilisé.

La présidente s'est assurée qu'il y ait bien une connection internet wifi suffisante pour que la visioconférence se déroule bien.

Déroulement :

La réunion s'est déroulée intégralement avec les membres du bureau physiquement présent au lieu prévu pour la réunion et pour ma part à distance, dans mon bureau connectée sur SKYPE.

Lorsque cela s'est avéré nécessaire, j'ai utilisé l'outil de partage d'écran. J'ai pu ainsi leur présenter le Groupe CCEIR sur Formavia, puisque leur accès n'était pas encore effectif.

Retour d'expérience :

Le bilan de cette réunion est pour moi très positif :

  • Le fait d'être à distance n'a pas fait perdre de temps sur le déroulemen, puisque la réunion s'est terminé à l'heure prévue et tous les points ont pu être traités
  • Cela a permis d'économiser un déplacement et donc aussi du temps, des émissions du CO2...
  • Cela a permis à certains membres du bureau de découvrir l'outil et/ou certaines fonctionnalités (partage d'écran, messages instantannés ...)

Peut-être un peu moins convivial que d'autre bureau, peut-être à cause de la nouveauté technique ou du manque d'habitude ?

La présidente, m'a pourtant fait part, lorsque je me suis à nouveau trouvé devant une impossibilité à rejoindre physiquement le lieu de la réunion de bureau, qu'ils ne préférait pas reproduire l'expérience (soit on peut être là physiquement, soit on est pas là).

Je n'ai pas à ce jour creusé les raisons précises et il serait intéressant de le faire, pour comprendre les freins à ce mode de travail et les éléments à améliorer.