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Mobilisation d'outils de travail en ligne dans le cadre d'une formation de professionnels (Accès: Lecture : Public)

le 5 Juillet 2011 par Stéphanie Lucien-Brun   Commentaires (1)

Mise en œuvre d'outils collaboratifs dans le cadre de la formation professionnelle – Un exemple d'application

Contexte de la formation

Une association nationale, gestionnaire de cités d'hébergement pour des personnes en situation de précarité, des demanderus d'asiles, des personnes en situation de handicap psychique souhaite, à titre expérimental, former un groupe de professionnels (Assistante social, Conseiller en Insertion Professionnelles, Educateurs) afin de développer la mise en oeuvre d'activités spécifiques autour des usages du numérique, dans le cadre des accompagnements proposés par les professionnels.

Il s'agit donc de faire évoluer la boite à outils des travailleurs sociaux et de leur permettre d'intégrer à leurs outils d'accompagnement la possibilité d'utiliser les outils, contenus, réseaux numériques afin de répondre aux demandes croissantes des personnes accompagnées.

En effet que cela soit dans leur démarche d'accès à leurs droits, de recherche d'emploi, d'identification de possibilité de logement, d'organisation de la vie quotidienne, les personnes accompagnées par les travailleurs sociaux se retrouvent en grande difficulté dans leurs usages des outils numériques: absence totale de pratiques, autonomie d'usage très limitée, besoin d'intervention d'une aide pour toute réalisation, etc. Dans le même temps elles expriment une appétence réelle pour « s'y mettre ».

Et les professionnels de leur coté expriment le besoin de pouvoir se former pour :

  • renforcer leur propres compétences numériques

  • se positionner de la « bonne façon » face aux demandes des personnes accompagnées

  • développer un outillage pédagogique de base leur permettant, notamment de permettre aux grands débutants de « franchir le pas »

  • disposer d'outils leur permettant de penser et faire évoluer leur propositions d'actions autour et avec le numérique.

Modalités de formation

Cette formation se déroule sur une période de six mois : trois mois sont passés à la préparation des activités d'accompagnement proposées, deux mois sont passés dans la phase d'expérimentation, à l'issue de celle-ci un bilan permet d'évaluer ce qui a été entrepris et de réajuster les actions menées par la suite.

Travail en présentiel

Le temps de formation est court par rapport aux objectifs posés. L'essentiel du travail en présentiel est celui :

  • de la construction méthodologique du contenu des accompagnements au numérique proposé. Ce temps se doit d'être très opérationnel et efficace

  • de l'organisation pratique des propositions faites aux personnes accompagnées

Des contraintes techniques et matérielles font qu'en début de formation, les personnes formées n'ont pas d'espace numérique commun où partager, ranger le travail réalisé.

Travail à distance

Entre deux présentiels des travaux sont à mener et partager de façon assynchrone,:

  • activités en sous-groupes, ou à titre individuel,

  • mise au propre de travaux menés pendant les présentiels mises à disposition par la formatrice et commentés par les professionnels formés.

  • Travaux de recherche de contenus pédagogiques et partage de résultats.

Il est essentiel pour le projet d'avoir un espace commun posé dès le départ afin d'éviter que chacun de professionnels ne bricole dans son coin mais soit encouragé et soutenu dans la possibilité de s'engager dans le travail de co-construction.

Compte tenu des objectifs de réalisation des temps de formation, la phase d'évaluation se fait directement en ligne, via un questionnaire dont les résultats automatiquement numérisés.

Outils de formation

Contraintes

Toutes les personnes formées n'ont pas les mêmes niveaux de pratique numérique et les outils choisis doivent être le plus simple possible pour permettre une prise en main rapide. Six personnes sont concernées par cette formation.

Cependant les outils doivent permettre :

  • de la création de documents de type différents : document style traitement de texte, document style tableur, des formulaires d'évaluation, des diaporamas

  • du travail à plusieurs de modifications dans le temps des documents crées

  • l'accès à distance de lieux différents à l'ensemble de ces ressources

  • l'ouverture de l'accès à ces ressources à de nouvelles personnes sans difficultés.

  • L'import et l'export rapide des documents crées en ligne ou hors-ligne

Un famille collaborative constituée d'outils simple et modulables

Compte tenu des pratiques des personnes formées, le choix s'est porté sur la suite bureautique en ligne (intégrant des fonctionnalités collaboratives) GoogleDocs.

  • les données posées en ligne ne sont pas confidentielles et ne sont pas amenées à rester en ligne, un relais devant être pris au sein de l'organisation via un espace serveur dedié.

  • Les personnes formées ont déjà un compte Google et sont familières avec certains des éléments de l'interface proposées.

  • L'aspect « feuille blanche » ou « feuille de calcul vierge » assure une transition avec les outils utilisés sur le poste de travail professionnel (ou privé)

  • Le mode « WYSIWYG » (« What You See is what You get ») convient aux personnes qui ne souhaitent pas approfondir leur compréhension des mécanismes de fonctionnement des outils.

En revanche, cette plate-forme pose un certain nombre de difficultés :

  • Manque de souplesse et de visibilité du système de rangement des documents crées.

  • Absence de suivi des modifications des documents

  • Partage des droits de lecture et d'édition peu intuitifs et créant des confusions fréquentes.

Réalités d'usages

Une cinquantaine de pages ont été crées, dans quatre catégories différentes :

  • Gestion de la formation, permettant le partage des documents de cadrage et de contenus de celle-ci.

  • Contenu et outils des propositions d'activités construites (contenus produits par les professionnels)

  • Outils d'évaluation (produits par les professionnels)

  • Outils et ressources (produits par les professionnels)

Ces documents sont donc à la fois des documents « propres à la formation » mais également des outils, documents, ressources produits dans les activités/propositions d'accompagnement développées par la suite.

L'ensemble des professionnels concernés par la formation a investi la plate-forme de travail et réalisé des actions diverses :

  • création en ligne de documents

  • modifications de documents crées par d'autres intervenants sur la plate-forme

  • mise en ligne de documents crées hors-ligne

  • rangement de documents

  • utilisation des modèles types crées suite à la formation pour assurer le suivi des activités

Ceci s'est fait essentiellement hors des temps de formation, ceux ci ne permettant pas réellement un temps d'appropriation de l'outil.

Les personnes formées ont exprimé les difficultés rencontrées dans cette utilisation collective d'un espace de travail :

  • arborescence et logique de rangement n'ayant pas été suffisamment travaillé en commun et pouvant rendre la recherche de document plus longue

  • difficulté à gérer le « droit de modifier » des documents produits par des collègues

  • l'absence de matérialisation dans son espace quotidien de travail de cet espace « en ligne »

  • des interrogations autour de l'ouverture à un nombre plus vaste de collaborateurs et de la façon dont ceux-ci seront accompagnés pour investir cet outil.

Capture d'écran de la page d'accueil de l'espace crée

Bilan rapide

De la pertinence d'une famille d'outils collaboratifs

Pour les personnes formées

Tout autant que de disposer d'un espace commun opérationnel il s'agissait de « faire la preuve » aux professionnels concernés que le travail de co-construction proposé dans le contenu de la formation pouvait être soutenu par un outillage collaboratif.

Même si, hypothèse envisageable mais pas certaine, la plate-forme est, à terme, « abandonnée » pour des outils disponibles en interne sur des modalités plus classiques, les professionnels ont expérimenté :

  • les possibilités de travail asynchrones

  • les possibilités de co-création de documents ressources

  • les possibilités de modifications de documents en ligne

  • la possibilité de mutaliser en ligne des travaux individuels

ceci alors que, pour certains, c'était leur première expérience de ce type de travail, et d'outils.

Pour la formatrice

L'intérêt de la mise en œuvre de cette plate-forme dans le cadre de cette action de formation a été entre autres :

  • de pouvoir travailler en amont du premier présentiel à la « construction » de cet espace de travail commun, proposé aux professionnels,

  • accompagner sa prise en main,

  • le faire évoluer pour coller aux usages observés,

  • m'en servir pour observer le travail mené entre deux regroupements,

  • mobiliser le mail en complément de cet espace commun, comme support plus « personnalisé »

  • de suivre, après la fin de la formation, le déroulé des activités mise en place via l'activité sur la plate-forme (fiches de suivi des activités en ligne)

  • de rendre visible auprès de l'équipe institutionnelle la réalité des travaux menés.

Compte tenu des délais et de la charge de travail il n'a pas été possible de mener un travail de sensibilisation véritable autour de l'intérêt de mettre un certain nombre de ressources produites en Licence ouvertes afin d'en faciliter l'usage par d'autres professionnels.

Je trouve très intéressante l'axe "administration de la preuve" par l'usage : une approche pragmatique aux antipodes de la planification, et qui pourtant participe d'une forme de programmation dans la montée en compétences, en niveau de sensibilisation des parties prenantes.

La dimension qui m'interpelle est cette "construction en marche", ce mode "béta permanente" de nos outils/dispositifs/programmes qui ne sont pas bons ou mauvais (adaptés ou hors-sujet) en soi, mais plutôt par leur évolutivité et leur flexibilité : au-delà des fonctionnalités, c'est l'appropriation progressive de ces fonctionnalités qui importe, et il apparaît utile de pouvoir partir d'une "page blanche" pour accéder progressivement à des cercles de ressources de plus en plus vastes. Prendre le train en marche, embarquer un groupe collectivement en pariant sur les dynamiques collectives, plutôt que différencier les formations par niveaux.

 

J'essaie de lire aussi entre les lignes les cas d'usages de recours au mail ou à des moyens d'échange très personnalisés et "direct" (téléphone, présentiel) en parallèle de l'outil "plateforme" utilisé : il me semble que ce ne sont pas du tout des outils palliatifs ou en conflit, mais plutôt que la plateforme constitue l'"espace public habité" tandis que le mail reste l'apanage des relations interpersonnelles. La question étant de savoir comment articuler des échanges : on essaie souvent de les connecter mais il pourrait être intéressant de considérer que les outils plus informels ou utilisés à titrre plus personnel servent de "pointeurs" vers les ressources collectives, comme les notifications automatiques qui constituent des "ping" vers des ressources et projets. Bref, les plateformes sociales me semblent représenter des "lieux", tandis que les mails, messageries instantanées et autres twitter sont plutôt des invitations au voyage...

 

Pour revenir à la formation proprement dite, plus que le succès d'une démarche en particulier, est-ce que ce serait pas la capacité à transposer ces usages récemment développés dans de nouvelles situations qui traduirait le succès de la formation ?

 

Florian Daniel le 12 Juillet 2011