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Les Groupes   Lecture : Public, Modification : Tout le réseau

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Dernière mise à jour le 29 Novembre 2012 par Florian Daniel

Qu'est-ce qu'un groupe ?

Les groupes sont des groupes de personnes, réunies autour d'un projet ou d'une thématique.

Ils peuvent être de plusieurs types : groupes thématiques, par centres d'intérêt, collaboratifs, de veille, d'information, etc. Les usages varient selon les fonctionnalités utilisées.

L'adhésion à un groupe permet de participer au sein de ce groupe, c'est à dire principalement de publier des contenus dedans. Cela donne également accès à des documents dont l'accès est réservé aux membres du groupe, comme dans un intranet (cf. partie sur les droits d'accès).

Enfin, les membres d'un groupe peuvent être notifiés par email (ou sur le site) des dernières publications faites au sein de ce groupe : il faut pour cela avoir activé ses notifications pour le groupe (cf. "notifications"). Les notifications par mail sont activées lorsque vous rejoignez un groupe : vous pouvez changer à tout moment vos préférences de notification.

 

Pourquoi rejoindre un groupe ?

Il n'est pas systématiquement nécessaire de rejoindre un groupe dont le contenu vous intéresse :

  • lorsqu'il s'agit d'un groupe réservé à la publication (par ex. le groupe des animateurs du site),
  • lorsque seuls les contenus publics (ou accessibles aux membres du site) du groupe vous intéressent.

Dans ce cas, vous pouvez vous contenter de "suivre" le groupe afin de vous tenir informés des dernières publications auxquelles vous avez accès.

 

Inscription à un groupe

Pour faire partie d'un groupe et y contribuer, il est donc nécessaire de s'y inscrire. L'inscription peut être ouverte à tous (groupe "ouvert"), ou en accès restreint (groupe "fermé") :

  • lorsque le groupe est ouvert à tous, l'adhésion est immédiate,
  • lorsque le groupe est en accès restreint, une demande est envoyée à la personne  qui a créé le groupe, qui peut alors accepter (ou refuser) la demande d'adhésion. Dans les deux cas, le demandeur est informé de la réponse à sa demande (si vous n'avez pas de nouvelles, contactez le gestionnaire du groupe qui a peut-être oublié de valider la demande).

Les groupes disposent, comme quasiment tout élément de ce site, de droits d'accès : un groupe peut ainsi n'être visible que de certaines personnes. Typiquement les groupes sont "publics" ou visibles seulement par les "membres du site", mais il est également possible de créer un groupe "privé" (préparation avant ouverture), ou accessible seulement à certaines personnes ou aux membres d'un autre groupe.

 

Gestion d'un groupe

Tout membre peut devenir responsable d'un groupe : pour cela il suffit d'en créer un, ou que le responsable d'un groupe existant vous en transfère la propriété. SI vous êtes responsable d'un groupe ou souhaitez le devenir, vous êtes invité à rejoindre le groupe des animateurs des groupes pour échanger vos trucs et astuces entre animateurs, et trouver des réponses à vos questions sur la gestion d'un groupe : Les animateurs de Groupes FormaVia.

Notez simplement que les nouveaux groupes sont soumis à la modération des administrateurs et animateurs, qui prendront contact avec vous suite à la création de votre groupe.

En tant que créateur/gestionnaire d'un groupe, vous disposez de plusieurs outils et possibilités supplémentaires :

  • édition de la description du groupe et des informations associés : icône, URL, description courte et détaillée ; il est recommandé d'utiliser largement cette zone afin de présenter le groupe, ses objectifs, le rôle attendu de ses membres, etc.
  • choix des outils mis à disposition du groupe : blog, marque-pages, agenda, wikis, etc. (conseil : vous pouvez tester ces outils avant de lancer effectivement le groupe, mais évitez de tous les activer dès le départ : cela ne facilite pas l'usage pour les membres qui risquent de se retrouver un peu "perdus", surtout en l'absence de description détaillée),
  • modération des publications au sein du groupe : modération des commentaires, possibilité d'édition des contenus publiés au sein du groupe ("modifier"),
  • gestion des membres du groupe (invitations de contacts, désinscription de membres),
  • transfert de la gestion du groupe à une autre personne (parmi vos contacts).

 

Groupes et droits d'accès

Les contenus publiés dans les groupes n'ont pas forcément des droits d'accès réservés au groupe : il est possible de jouer avec ces droits d'accès pour différents usages, en changeant ces accès après la première publication :

  • préparer une page sous forme de wiki en accès réservé au groupe, avant de la rendre publique,
  • donner un accès plus large que le groupe, par ex. à tous les membres du site, afin de bénéficier des commentaires des autres membres sans que ceux-ci doivent nécessairement rejoindre le groupe (cela leur en donnera peut-être l'envie :),
  • publier un article de blog privé/brouillon dans un groupe, le temps de le rédiger avant de le partager (note : le gestionnaire du groupe y aura toutefois accès en tant que modérateur).

 

(experts) Informations complémentaires sur les usages avancés des droits d'accès (selon les réglages du site)

  1. selon les un contenu peut être publié dans un groupe A mais avec un niveau d'accès correspondant à un groupe B : dans ce cas il sera visible par tous les membres du groupe B, mais seuls les membres du groupe A qui font aussi partie du groupe B le verront dans le groupe A (certains membres de A ne le verront pas du tout),  -  note : cette utilisation un peu confusante a été supprimée pour des raisons de clarté et de lisibilité du site.
  2. un contenu peut également être publié à titre personnel (= hors de tout groupe), et réservé seulement à un groupe C : dans ce cas seuls les membres de C auront accès à ce contenu, mais il n'apparaîtra pas pour autant dans le groupe C,
  3. afin de clarifier ces droits d'accès, les contenus publiés portent la mention des accès autorisés, au niveau du titre du contenu, avec une petite explication en infobulle.

 

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