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Conception et mise en oeuvre d'outils et de services numériques - Accompagnement technique et support du réseau FormaVia

Appropriation de l'environnement numérique professionnel   Lecture : Public

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Dernière mise à jour le 11 Juillet 2011 par Florian Daniel

Dans le cadre de mes activités professionnelles, je suis celui qui explore, teste, compare et met en place les environnements numériques professionnels lié aux diverses missions que nous menons. Cette situation induit un rapport forcément biaisé à l'appropriation de ces environnements numériques, dans la mesure où la question de l'appropriation est pour moi plutôt celle de la montée en compétence sur divers dispositifs numériques encore peu ou non utilisés. Je vais donc m'intéresser ici exclusivement aux environnements "subis" ou "imposés" par mon environnement professionnel, et pour lesquels la question de l'appropriation est plus pertinente, sans évoquer ceux que je mets en place et décrirai par ailleurs.

 

Tout d'abord, nous utilisons une multitude d'outils divers en interne : ces utilisations peuvent être liées à un historique (habitudes d'usages de collègues, de clients ou de partenaires à divers titres), ou à des expérimentations d'outils menées en interne (par exemple Google+ à l'heure de rédaction de ce billet), ou à des besoins ponctuels (par exemple réception d'un document dans un format qui nécessite une conversion ou un traitement via des logiciels spécifiques).

Citons notamment divers outils bureautiques (suites Office/OpenOffice), de synchronisation (calendriers partagés, Doodle), de partage de documents (GDocs, Dropbox, dl.free.fr), de messagerie instantanée (Skype, GTalk, messageries IMAP aussi dans la mesure où celle-ci est synchronisée en quasi-temps réel), ou d'extranet (Basecamp - peu à peu remplacé par des outils maîtrisés en interne).

J'en oublie beaucoup, mais dans une société dont le métier est entre autres d'explorer ces outils et leurs usages, l'environnement numérique est particulièrement changeant et évolutif !

 

Nous utilisons également divers outils dans le cadre des missions que nous animons pour le compte de nos clients : c'est en particulier le cadre de FormaVia, programme régional dont je suis responsable des outils actuels du dispositif. Le dispositif actuel fait suite à un audit du système d'information précédent mené par mes soins, et qui a conduit à sa migration vers des outils libres, et surtout plus ouverts et évolutifs.

Dans ce cadre, je suis en relation avec :

  • la DSI de la Région Rhône-Alpes, pour la mise en place du nom de domaine formavia.fr (propriété de la Région),
  • Infomaniak, l'hébergeur des sites du réseau,
  • les services juridiques de la Région, via l'AMO de la mission, lui-même via la chargée de mission du programme FormaVia,
  • plusieurs services en ligne, plus ou moins intégrés dans l'environnement numérique de FormaVia, et liés à des services tiers (Twitter, Netvibes, Dailymotion, etc.)

La principale difficulté afférente à l'appropriation des outils de ce réseau réside à mon sens dans la consolidation dans le temps des informations : capitalisation des échanges, conservation des documents, maintien de listes diverses (membres, abonnés à diverses lettres d'information), repérage et liens entre les outils, cohérence globale du dispositif, etc. Toute la question réside dans l'articulation entre les outils, lieux, services : quel est "l'endroit" où l'on maintient les listes à jour, celui qui fait foi lorsque l'on recherche un document précis ? quelles fonctionnalités utiliser, de quel outil, et pourquoi celui-ci plutôt qu'un autre ?

Dans cet environnement, ma "boussole" s'appuie sur plusieurs critères :

  • si l'on est dans le temps court (inscription à un événement, sondage rapide, etc.) : pertinence avant tout (adéquation au besoin)
  • s'il faut capitaliser les informations qui transitent : possibilités d'import et d'export de données
  • s'il est question de données privatives : outils gérés "en propre" (souvent un outil opensource installé sur le serveur de FormaVia)
  • de manière générale je privilégie des outils réutilisables par les membres du réseau, c'est à dire autant que possible simples d'usage, gratuits, et opensource ; l'objectif étant d'une part de faire acquérir des usages sur des outils qu'il est possible d'utiliser par soi-même, et d'autre part de pouvoir les recommander sans "barrière à l'entrée" financière ou structurelle (j'évite par exemple d'utiliser un outil opensource qui nécessite un serveur à 3000€ par an, lorsqu'un équivalent est disponible sur un serveur mutualisé "de base", gratuit ou à très bas coût).

 

Mon rôle dans l'entreprise et les missions auxquelles je participe m'imposant de tester divers outils et environnements numériques, je suis régulièrement amené à explorer, voire auditer, des environnements numériques dont je n'ai pas forcément un usage "direct", ou du moins pas comme usager "habituel" :

  • points et lieux d'accès à internet (notamment en situation de mobilité),
  • ressources numériques diversifiées dans un cadre universitaire (par exemple possibilités de publication de supports de cours dans les universités où j'interviens, en l'absence d'ENT ou lorsqu'on n'y a pas accès en tant qu'intervenant ponctuel),
  • repérage emplacements ou lieux "ressources" où l'on peut trouver en vrac : une source d'alimentation électrique, un point d'accès ethernet, les codes d'accès à un connexion WiFi, les bons adaptateurs, ou encore les informations sur le fonctionnement d'un intranet ou d'un périphérique donné, etc.

 

L'appropriation de mon environnement numérique correspond toujours, dans ses divers facettes et composantes, à une exploration assortie de besoins exprimés ou potentiels. Que je doive m'adapter à chacun des outils/lieux/services qui composent cet environnement ou que je le façonne, je procède généralement de manière similaire, avec quelques variations liées au temps dont je dispose, à l'urgence relative du besoin, ou à la priorité d'utilisation (de concret à court terme, à potentiel, prospectif ou théorique/exploratoire à long terme) :

  1. exploration a priori : description et possibilités techniques (décrites via la FAQ, le plan du site/service, des articles tiers sur le sujet),
  2. test de l'outil : exploration complète des menus, avec un focus particulier sur les possibilités d'import/export de données et d'embarquement du service sur des sites tiers (le cas échéant),
  3. test de cas d'usages : mini-audit de l'outil en focntion de ce qui m'a amené à l'utiliser, via des cas concrets d'utilisation,
  4. détournements (lorsque je dispose de suffisament de temps ou que le niveau d'usage est déjà tel que cela le justifie) : expérimentation d'usages encore non développés en interne, et susceptibles de nous être utiles,
  5. alternatives : exploration de "synonymes", autres outils permettant de remplir la même fonction ou pour des usages similaires, avec un accent particulier sur les solutions opensources alternatives, et les versions portables (ou possibilités de synchronisation et offline/online le cas échéant).